Sau nhiều năm hỗ trợ hồ sơ giấy tờ Việt Nam cho cộng đồng người Việt tại Mỹ, chúng tôi nhận thấy phần lớn hồ sơ bị chậm trễ đến từ những lỗi lặp đi lặp lại sau đây.
1. Ảnh chân dung không đúng chuẩn
Ảnh chụp bằng điện thoại trong ánh sáng yếu, có bóng đổ, đeo kính hoặc nền không đồng màu là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. Ảnh cần chụp rõ mặt, nền sáng đơn sắc, không đội mũ/kính.
2. Giấy tờ tùy thân đã hết hạn hoặc còn quá ít thời gian hiệu lực
Nhiều cơ quan yêu cầu giấy tờ chứng minh (Thẻ xanh, visa) còn hiệu lực tối thiểu trên 1 năm tại thời điểm nộp. Giấy tờ sắp hết hạn dễ khiến hồ sơ bị từ chối dù các thông tin khác đều hợp lệ.
3. Thông tin trên các giấy tờ không khớp nhau
Sai lệch nhỏ về tên, ngày sinh giữa hộ chiếu cũ, giấy khai sinh và giấy tờ Mỹ (do phiên âm, thứ tự họ tên khác nhau) là lỗi rất thường gặp với hồ sơ của Việt kiều, đặc biệt hồ sơ trẻ em sinh tại Mỹ.
4. Thiếu giấy tờ chứng minh quan hệ trong hồ sơ diện thân nhân
Với các hồ sơ diện miễn thị thực cho thân nhân, hoặc hồ sơ khai sinh có yếu tố nước ngoài, thiếu giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ hợp lệ là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.
5. Nộp sai nơi tiếp nhận theo khu vực cư trú
Mỗi lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ phụ trách một số bang nhất định. Nộp nhầm nơi không chỉ khiến hồ sơ bị trả lại mà còn mất thêm thời gian làm lại từ đầu.
Cách tốt nhất để tránh cả 5 lỗi trên là để chuyên viên có kinh nghiệm rà soát hồ sơ trước khi nộp chính thức — đây cũng là lý do phần lớn khách hàng chọn dịch vụ trọn gói thay vì tự làm.